Se la tua casella di posta ti rende ansioso, prova a stabilire limiti sani intorno a quando e dove lo controlli. Credito immagine: FG Trade/iStock/GettyImages
È probabilmente una delle prime cose che fai quando ti svegli e tra gli ultimi ordini del giorno ogni notte: controllare la posta elettronica. E a questo punto, anche il suono delle tue notifiche e-mail potrebbe essere sufficiente per stringere i denti.
Secondo un sondaggio dell’aprile 2021 di Superhuman e della società di ricerche di mercato Wakefield Research, più di due terzi dei lavoratori remoti afferma che preferirebbero andare al lavoro se ciò significasse ricevere meno e-mail e notifiche.
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Il sondaggio ha anche rilevato che il 63% dei lavoratori afferma di essere più propenso a inviare una risposta immediata a un’e-mail del proprio capo o collega piuttosto che a un SMS o un messaggio diretto di familiari o amici.
Traduzione: la posta elettronica è una presenza costante nelle nostre vite e ci sta stressando.
Potremmo non essere in grado di sbarazzarcene del tutto, ma ci sono alcune cose che puoi fare per aiutare a rimuovere lo stress legato alla posta elettronica. Ecco come:
1. Imposta un programma
Ridurre il numero di volte in cui controlli la tua posta elettronica ogni giorno è davvero importante, afferma Marsha Brown, PhD, una psicologa autorizzata che si occupa di stress e gestione della salute mentale. Prevede che la maggior parte delle persone controlla la propria casella di posta da 20 a 30 volte al giorno, ma consiglia di ridurre questo numero a tre volte al giorno.
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“Tre è un numero arbitrario, ma devi solo iniziare da qualche parte e limitare il numero di volte in cui controlli la tua posta”, afferma Brown, “Smettere di controllare costantemente la tua posta riduce notevolmente la tua produttività”.
Invece, pianifica orari specifici durante il giorno in cui leggerai e risponderai alle e-mail, ad esempio le 10:00, le 13:00. e 16:00, per esempio. Se il tuo lavoro richiede di controllare la posta più spesso, potresti programmare più volte durante il giorno, ma la chiave è ridurre l’importo complessivo e concentrarti su attività non email tra questi orari di check-in.
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2. Notifiche sui limiti
Se sei tentato di controllare la tua posta non appena ricevi messaggi, puoi programmare che le notifiche vengano visualizzate solo negli orari che preferisci. Questo approccio è chiamato “batch”.
App come Boomerang ti consentono di ricevere e-mail in batch. Boomerang è compatibile con Gmail e Outlook.
Brown incoraggia le persone a fare un ulteriore passo avanti e disattivare tutte le notifiche, se si sentono a proprio agio nel farlo. “Se stiamo ponendo dei limiti in termini di controllo della posta elettronica, non avresti bisogno di notifiche”, afferma.
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Tuttavia, questo potrebbe non funzionare per tutti, osserva Kostadin Kushlev, PhD, professore di psicologia alla Georgetown University. In uno studio del dicembre 2019 su Computers in Human Behavior, Kushlev e colleghi hanno scoperto che la disattivazione di tutte le notifiche ha causato a molte persone l’esperienza FOMO – paura di perdere l’occasione – e livelli più elevati di ansia.
Se questo è il tuo caso, Kushlev consiglia di utilizzare “Non disturbare” a tuo vantaggio. “Non disturbare è diventato molto più intelligente”, afferma, “Puoi attivare ‘Non disturbare’ per un determinato periodo di tempo. C’è [anche] un’opzione per attivarlo mentre ti trovi in un luogo particolare. ”
Ad esempio, se ti rechi in una caffetteria nelle vicinanze per svolgere del lavoro, puoi attivare l’impostazione “Non disturbare” per quella posizione, afferma Kushlev.
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3. Evita di controllare le e-mail durante le ore non lavorative
“Non controllare la posta per prima cosa quando ti svegli al mattino”, dice Brown. “Questo fondamentalmente ti mette su un percorso per l’intera giornata di essere stressato e cercare di spegnere gli incendi”.
Brown suggerisce di concedersi almeno 30 minuti, o anche un’ora se possibile, prima di controllare le e-mail al mattino. Crede che tutti abbiano bisogno di tempo per rilassarsi prima di affrontare i problemi di lavoro.
Questo vale anche per controllare la tua casella di posta prima di andare a letto. “Alla fine della giornata, quando sei pronto per andare a letto, vuoi che la tua mente si calmi, si prepari per dormire. Ma se stai controllando le e-mail, la tua mente entra in modalità di risoluzione dei problemi”, dice Brown.
Con la mente concentrata sul lavoro, può essere molto difficile prestare attenzione ad altre cose come il sonno o il tempo in famiglia. In effetti, vedere una notifica da un capo o da un collega può distrarti dal tempo condiviso con la famiglia e gli amici, afferma Kushlev.
4. Identifica la fonte del tuo stress
Determinando da dove proviene la fonte di stress mentre invii e ricevi e-mail, puoi raggiungere una sorta di risoluzione, afferma Brown.
Per identificare cosa ti sta stressando, suggerisce di notare piccoli cambiamenti nel comportamento. Ecco alcuni segni rivelatori a cui prestare attenzione, secondo Brown:
- Mangiarsi le unghie
- Giocare con i tuoi capelli
- essere irrequieto
- Sensazione di nausea
- Bocca asciutta
Se l’invio di e-mail a persone specifiche o l’invio di determinati tipi di e-mail ti fa sperimentare uno di questi segni rivelatori, allora potrebbe esserci qualcosa in quelle situazioni che ti sta stressando, afferma Brown.
Una volta che la fonte ti diventa chiara, ti consiglia di trovare una soluzione, come avere una conversazione con qualcuno del tuo team o trovare il tempo per disconnetterti.
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5. Allontanati dal tuo computer
“Assicurati che più volte al giorno ti allontani dal tuo computer”, dice Brown, “Prenditi cinque minuti per uscire e fai qualcos’altro e concentrati su qualcos’altro”.
Brown ha una tecnica che chiama The Five-Minute Reset. Per gestire lo stress che il lavoro può causare, ti consiglia di dedicare almeno cinque minuti per uscire dalla tua zona di lavoro quando inizi a sentirti sopraffatto.
Alcune attività che suggerisce durante un ripristino di cinque minuti sono:
- Esercizi di respirazione profonda
- Prepararsi una tazza di tè o caffè decaffeinato
- Allungamento
- Distrarti con app da colorare o giochi per telefono veloci come i puzzle di logica
- Ascoltare musica rilassante o una playlist di umore positivo con le tue canzoni preferite
6. Non rispondere quando sei ansioso o arrabbiato
Se la rabbia o l’ansia emergono quando rispondi alle e-mail, “potresti finire per dire qualcosa che potresti non voler dire o qualcosa che potrebbe non essere nel tuo migliore interesse”, dice Brown, che può potenzialmente portare a altro stress e ansia.
È meglio aspettare un’ora o due, quindi controllare come ti senti. Se ancora non ti senti calmo, Brown dice di aspettare fino al giorno successivo per inviare una risposta.
Un altro suggerimento di Brown: se sei davvero nervoso all’idea di scrivere perfettamente le e-mail o non riesci a trovare le parole giuste, chiedi invece una telefonata.
7. Annulla l’iscrizione alle liste di posta elettronica
“Abbiamo tutti avuto l’esperienza in cui dai il tuo indirizzo e-mail a un’azienda o organizzazione e all’improvviso sei iscritto a una serie di elenchi diversi”, afferma Brown. “Può essere davvero travolgente perché intasa la tua posta elettronica. Ti ruba anche l’attenzione dalle cose su cui dovresti concentrarti.”
Se annullare manualmente l’iscrizione alle mailing list richiede troppo tempo, ci sono diverse app che lo faranno per te. Clean Email è un’app che invia richieste di cancellazione per tuo conto. Se una mailing list non soddisfa la richiesta, l’app li bloccherà per te. È compatibile con browser Web e dispositivi Apple e Android e funziona per tutte le piattaforme, inclusi Gmail, Yahoo! Posta, Outlook e Office 365.
Gmail Unsubscribe è un plug-in gratuito che può essere aggiunto al tuo browser Google Chrome che annulla automaticamente l’iscrizione alle mailing list. Dopo aver annullato l’iscrizione, compila un documento Foglio Google che elenca ciò che è stato annullato, nel caso in cui qualcosa debba essere annullato.
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